年底三件事：报预算、对账、应付审计抽查。三件事要的是同一份东西，一年的用车记录。

申请单在行政手里，结算单在财务手里，一年下来凑不齐一张总表。真要用，只能翻群记录、找发票、打电话问。

一套六列表，搞定预算、对账、审计抽查。

宇驰租车立足长沙，深耕企业用车十六年，是湖南省、长沙市政府公务用车入围供应商。门店位于雨花区香樟路255号云集大厦1128号，为会议、接待、团队与自驾用车提供服务。以下说这六列怎么定。

一、三张单子，各管一段

申请单是事前，一趟一单，走审批。

结算单是事后，一个月一张，走付款。

台账是全年，一趟一行，走查询。

三者不冲突，但有先后。申请单是台账的来源，结算单是台账的核对对象。

所以台账不要另起一套信息。申请单写得齐，台账直接抄；申请单只写"用车"两个字，台账就建不起来。

二、六列，一列一件事

六列之外如果要加，加一列"备注"，记变更与特殊情况：临时加点位、多来两个人、改过时间。这一列在争议时最有用。

记不住这张表就记一句：日期、部门与用车人、车型台数、起止时间、费用票据、审批单号，六样齐，台账就能用。

贴到后台时，这一节做成三列表格，不要直接粘成文字，否则一行一行的读不下去。

三、三个用途，看不同的列

报预算，看日期、部门、车型三列。

把上一年的台账按月份排一遍，能看出用车集中在哪几个月、哪些部门用得多、哪类车型占的量最大。下一年的预算按这个结构报，比按月份平均摊更准。

对账，看日期、车型台数、起止时间、费用与票据四列。

月底对账时，把台账与结算单逐行对：日期对不对、台数对不对、时长对不对、金额对不对。有一列对不上，就把那一行挑出来，双方各拿确认单核。

审计抽查，看审批单号与票据两列。

被抽查时，最怕的是"这一笔为什么用"。审批单号能指到申请单，票据能指到报销。这两列在，回答起来快。

四、维护就三件事

谁记。一个人记最稳。用车部门多的时候，可以由各部门报，行政汇总，但汇总的人要固定。

什么时候记。当天记，或者每周记一次。月底一次补记，最费时间，也最容易漏。漏掉一行，后面要翻凭证补。

拿什么核。每行都对着确认单记：日期、车型、起止时间以确认单为准；费用以结算单为准。台账与确认单不一致的地方，以确认单为准改台账，不要反过来。

这三件事定完，台账就能用。它不是交差的材料。

五、跨年两个月，两处会断

年底到年初，台账容易出现两个断层。

一个是跨年行程。12 月 30 日出车、1 月 2 日收车，算哪一年的？按出车日期记到上一年，备注里写明跨年，避免两边都不记。

另一个是年底集中结账。12 月的用车在 1 月结算，台账记了 12 月，费用 1 月才出。做法是台账先记行程，费用列留空，结算后补上，并在备注里标"跨月结算"。

这两处不清，年报数字会对不上。

六、常见问题

Q：台账用表格还是系统？

A：看量。一个月几趟，一张表就够；一个月几十趟、部门多，用系统更省事。关键是六列信息齐全，形式不重要。

Q：台账要不要记司机的名字？

A：可以记在备注里。跨天行程与固定司机的情况，记一句有用，长期用车能看出司机与线路的匹配。

Q：自驾的用车要不要进同一张台账？

A：进。自驾也是企业用车，费用与票据一样要留。区别在于起止时间里记的是取车与还车时间。

Q：台账能对外提供吗？

A：对内使用为主。对外提供时注意把用车人信息处理掉，只留部门与台数，避免个人信息外流。

Q：台账要留多久？

A：按单位财务与档案管理的要求留存，与报销凭证的留存期一致，不要短于凭证。

宇驰租车每月结算时会把当月确认单与派车记录整理成分列清单。客户可以直接按行抄进台账，日期、车型台数、起止时间、费用与票号都对得上。

每趟出车前做清洁与消杀，途中状况由24小时客服与道路救援统一响应；支持对公结算与开具增值税专用发票。

台账建起来，年底这三件事就都有依据。

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本文为用车信息整理，具体以实际咨询确认为准。